Audity

1. Czy warto poddawać się auditom zewnętrznym?

Audit to słowo pochodzące od łacińskiego ,"audio", tj. słuchać, słyszeć. Synonimami auditu mogą być słowa: dociekać, badać, poszukiwać. Jest on niezależnym procesem oceny, polegającym na zbieraniu dowodów (np. poprzez obserwację otoczenia, słuchanie odpowiedzi na pytania, weryfikację dokumentów i zapisów, obserwowanie zachowań pracowników), mającym na celu stwierdzenie, w jakim stopniu organizacja spełnia określone kryteria. Kryteriami tymi mogą być np. cele organizacji, wymagania prawne, oczekiwania klienta, wymagania standardów zarządzania, efektywność procesów.

Audit odbywa się poprzez rozmowy, badanie dokumentów (ich oceny merytorycznej oraz zgodności postępowania z nimi), badanie zapisów i obserwację działalności w zakresie będącym przedmiotem auditu. Obserwacje te dotyczą zarówno działań pracowników, ale także infrastruktury (np. różnych pomieszczeń, sieci informatycznej, maszyn, urządzeń) i tego w jakim stopniu jej stan pozwala organizacji na osiąganie zakładanych celów.

Najważniejszą zaletą auditu jest możliwość krytycznego spojrzenia na realizowane działania i określenie, czy obecne działania i personel zapewniają właściwą realizację zadań i celów organizacji. Audit umożliwia także wprowadzanie ulepszeń, sprzyja wykrywaniu obszarów, które stanowią dla organizacji potencjał do doskonalenia. Z punktu widzenia potencjalnych efektów, jakie może przynieść przeprowadzony w organizacji audit, można mu przypisać następujące funkcje:

1. wartościującą - audit pozwala na ocenę skuteczności systemu, procesu itp., tj. stopień, w jakim działania przyczyniają się do realizacji obranych przez organizację celów,
2. informującą - dzięki auditom kierownictwo organizacji, jego pracownicy i inne zainteresowane strony mogą czerpać informacje na temat badanego obszaru; audit pełni w tym znaczeniu rolę narzędzia informowania kierownictwa i wspomagania procesów decyzyjnych na różnych szczeblach zarządzania,
3. instruktarzową - podczas auditu, doświadczony auditor może dzięki swej pracy wskazywać obszary wymagające doskonalenia i w pewien sposób podpowiedzieć efektywne praktyki postępowania,
4. korygującą - w przypadku dostrzeżenia niezgodności w czasie auditu można wprowadzić działania korygujące, których celem jest wykrycie i eliminacja stwierdzonych niezgodności; dzięki temu wzrasta prawdopodobieństwo, iż niepożądane dla organizacji zjawiska nie powtórzą się w przyszłości,
5. zapobiegawczą - w przypadku dostrzeżenia potencjalnych możliwości powstania niezgodności w przyszłości, w skutek spostrzeżeń auditora, można wprowadzić działania zapobiegawcze, wyprzedzające wystąpienie tych niezgodności,
6. doskonalącą - poprzez audit identyfikuje są słabości przedsiębiorstwa i wskazuje obszary, które powinny być doskonalone.

Niezależność auditora zewnętrznego pozwala na bezstronność auditu, jak również obiektywność wniosków z przeprowadzonego badania, które zostaną wysunięte jedynie z obiektywnych dowodów. Niezależność auditorów związana jest głównie z brakiem związku z działalnością poddaną auditowi, ale nie tylko. Auditor musi być wolny od uprzedzeń, konfliktu interesów i zachowywać obiektywizm podczas wszystkich swoich prac.

W małych organizacjach może być trudno o zapewnienie niezależności. Przyjmuje się więc zasadę, iż auditor nie powinien auditować własnej pracy. Lepszym rozwiązaniem byłoby jednak założenie, że auditor nie powinien auditować pracy, za którą odpowiada jego bezpośredni przełożony. Sytuacja, gdy auditor przeprowadza audit u swojego przełożonego nie będzie rzutowała na prawidłowość prowadzenia auditu jedynie wtedy, gdy auditor będzie konsekwentnie stosował zasady tego procesu, nie obawiając się jakichkolwiek późniejszych negatywnych konsekwencji, które mogłyby być spowodowane zapisami umieszczonymi przez niego w raporcie z auditu, co w praktyce jest niezmiernie trudne do spełnienia.

Nie można dopuszczać do sytuacji, w której osoba pracująca, odpowiedzialna za dany proces, będzie czynnie uczestniczyła w audicie i sama oceniała swój obszar. Takie podejście do auditu zwiększa subiektywizm, przez co cel auditu nie jest zachowany. Pracownik przebywający codziennie w miejscu gdzie prowadzony jest audit, czy też pracownik działający w danym procesie nie zawsze jest w stanie zauważyć potencjał do rozwoju. Niestety, w praktyce można spotykać wiele organizacji, w których np. liderzy poszczególnych odcinków produkcyjnych auditują swoje obszary, bądź też najwyższe kierownictwo uważa, że audit zewnętrzny nie pokaże im nic więcej ponad to, co wiedzą sami. Takie podejście zabija ducha samodoskonalenia – zawsze oceniając siebie lub swój obszar czy proces stajemy się mocno subiektywni.

Dążenie do zdobywania obiektywnych dowodów jest racjonalnym sposobem dochodzenia do wiarygodnych wniosków z auditu. Wnioski z auditu powinny być formułowane na podstawie konkretnych dowodów i faktów, a nie np. na podstawie pogłosek czy subiektywnych opinii auditora.

2. Dlaczego LUQAM?

Audity prowadzone przez konsultantów LUQAM dotyczą różnych sfer działalności organizacji, począwszy od auditów stanowiskowych, gdzie duży nacisk kładziony jest na zagadnienia związane z efektywnym zarządzaniem zasobami ludzkimi, poprzez klasyczne audity systemów zarządzania jakością, środowiskiem, BHP i bezpieczeństwem informacji, kończąc na auditach procesu i auditach Lean.

Audit prowadzony jest przez auditora bądź zespół auditorów, w którego skład wchodzą osoby o dużym doświadczeniu w auditowaniu systemów zarządzania, optymalizacji procesów oraz wysokich kwalifikacjach, m. in. w zakresie: znajomości norm, technik prowadzenia auditu i znajomości branży auditowanej organizacji. Mamy w swoich szeregach Dyrektorów Jakości, Kierowników, Specjalistów ds. Lean Manufacturing, Inżynierów Produkcji, przeprowadzających audity procesu i audity optymalizacyjne. Z drugiej strony nasi konsultanci doskonale znają specyfikę pracy w usługach. Zatrudniamy czynnych auditorów wiodących międzynarodowych jednostek certyfikujących, pełnomocników ds. systemów zarządzania jakością i informatyków specjalizujących się w obszarze zarządzania bezpieczeństwem informacji i budowy systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Przeprowadzają oni audity w wielu organizacjach, stąd też ich doświadczenie może być źródłem cennych informacji i wskazówek dla auditowanych. Poza informacjami o niezgodnościach, auditorzy przekazują uwagi pozytywne i wskazują potencjalne możliwości doskonalenia. Jednocześnie jedną z głównych zasad, którymi kierują się auditorzy LUQAM jest poufność, więc wszystkie dowody zebrane na audicie służą jedynie organizacji, która taki audit zleciła.

Konsultanci LUQAM przyjmują zasadę, że celem auditu nie jest jedynie zapewnienie zgodności z wymaganiami, ale także:

• wskazywanie obszarów potencjalnych ryzyk i strat,
• dostarczanie kierownictwu szczegółowych informacji o zdolności procesów,
• identyfikacja silnych stron procesów,
• identyfikacja dobrych praktyk,
• dostarczanie pomysłów i idei co do ulepszeń.

Auditorzy LUQAM zdają sobie sprawę z faktu, że celem każdego auditu jest przedstawienie pracownikom potencjału do doskonalenia firmy i nieustannych usprawnień optymalizacyjnych. Dlatego też wszelkie wykryte niezgodności i miejsca w których może wystąpić doskonalenie przedstawiane są w sposób motywujący do podjęcia działań korygujących i doskonalących.

Z auditem łączy się pewien nakład, a mianowicie czas poświęcony na rozmowę z auditorami. Należy jednak potraktować ten czas jako inwestycję, która z przyniesie wymierne korzyści finansowe, a także wzrost zaangażowania pracowników w działania doskonalące. Sprawnie przeprowadzone niezależne audity zewnętrzne mogą być bardzo skutecznym lekarstwem na zanik przestrzegania standardów oraz opadające zaangażowanie w działania rozwijające potencjał organizacji. Pamiętajmy jednak, że, aby to lekarstwo było skuteczne, musimy aplikować je w odpowiednich dawkach i w odpowiedni sposób, co LUQAM, jako firmie konsultingowej ze starannie dobraną metodologią badań i doświadczonymi konsultantami udaje się robić już od ponad 10 lat.

Oferta LUQAM obejmuje:

1. Audity optymalizacyjne LEAN

• identyfikacja strat w organizacji oraz ich ewaluacja
• ustalenie narzędzi i kierunków zmian wraz z wyceną ich efektów
• wstępne określenie mapy strumienia aktualnego i przyszłego