10 minut czytania

Wielu pracownikom firm 5S kojarzy się przede wszystkim z organizacją fizycznego miejsca pracy – to znaczy szaf, biurek, otoczenia. Zapominamy, że podstawowym miejscem pracy, szczególnie dla pracowników administracji, jest komputer.

Podziel się tym artykułem na

Selekcja w elektronice

Z tego właśnie powodu komputer, jak i inne urządzenia elektroniczne powinny podlegać zasadom 5S.

selekcja

Wdrażanie 5S zaczynamy naturalnie od selekcji. Sortujemy przede wszystkim:

  • pliki i katalogi, w tym dane na pulpicie i w dokumentach,
  • pocztę elektroniczną na kliencie oraz ewentualnie na serwerze, jeśli poczta jest tam zapisywana.

 

Porządek w plikach

Przystępując do selekcjonowania plików na komputerze, musimy wziąć pod uwagę liczbę użytkowników plików. Jeżeli jesteśmy jedynymi użytkownikami plików, po prostu przeglądamy nasze dokumenty, usuwając pliki:

  • niepotrzebne,
  • zdublowane (istniejące już w innym miejscu),
  • będące poprzednimi wersjami aktualnych plików,
  • nieużywane przez określony czas (np. przez 2 lata).

pliki

 

Co ze wspólnymi plikami?

W przypadku dysków sieciowych, na których pracuje wiele osób, selekcję najlepiej jest przeprowadzić wspólnie, tak aby na bieżąco ustalać czy dany plik jest potrzebny. Jeśli nie jest to możliwe, można zdecydować się na poniższą ścieżkę postępowania:

  • w określonym czasie każdy użytkownik przegląda ustalony dysk i usuwa z niego wszystkie niepotrzebne pliki, których jest właścicielem i co do których ma pewność, że inne osoby z nich nie korzystają,
  • pliki, które mogą być używane przez innych (lecz nie ma takiej pewności), przenosimy do katalogu „czerwone etykiety”, gdzie czekają na decyzję o ostatecznym przeznaczeniu,
  • pliki potrzebne pozostawiamy na swoim miejscu lub przenosimy do nowej struktury katalogów, jeśli taka została przygotowana.

Przy potencjalnie dużej ilości plików niepotrzebnych oraz niewielkiej ilości pracowników ciekawym rozwiązaniem może być przygotowanie całkiem nowej struktury plików i przeniesienie do niej tylko plików niezbędnych. Warto pamiętać, że – w przeciwieństwie do tradycyjnych obszarów – w przypadku wykonywania selekcji dokumentów elektronicznych zawsze można zrobić kopie zasobów sieciowych (przed rozpoczęciem selekcji) i w razie potrzeby odzyskiwać skasowane pliki. Trzeba bowiem zawsze mieć na uwadze, że część plików może być połączona z innymi za pomocą linkowania i usunięcie lub zmiana nazwy elementu mogą spowodować niedziałanie innych plików.

 

Porządek w skrzynce mailowej

W poczcie elektronicznej usuwamy:

  • spam,
  • elementy usunięte,
  • stare elementy wysłane (pochodzące np. sprzed dwóch lat),
  • starą pocztę (pochodzącą np. sprzed dwóch lat),
  • pocztę z dużymi załącznikami (np. powyżej 10 MB).

mail

 

Dzięki powyższym działaniom wdrożony zostanie pierwszy krok metody 5S – selekcja. Pozwolą one na oszczędzenie miejsca i czasu poświęcanego na szukanie potrzebnej rzeczy.

Podziel się tym artykułem na

Skontaktuj się z nami: