Jakie są zadania audytora wiodącego?

Audytor wiodący to osoba odpowiedzialna za organizację zespołu audytorów w trakcie audytu. Audytor wiodący ma również najwyższa rangę wśród audytorów. Nadzoruje pracę całego zespołu i odpowiada za komunikację z zarządem audytowanej organizacji. Do jego obowiązków można zaliczyć wiele innych zadań. Jakie są więc obowiązki i zadania audytora wiodącego?

Stworzenie planu audytu

Niezależnie od tego, czy mówimy o audycie wewnętrznym czy zewnętrznym, dotyczącym jakości czy też zgodności z normami środowiskowymi – wymaga on jasnego i dostosowanego do sytuacji planu działań. Audytor wiodący przygotowuje go w oparciu o zakres badania, zastosowane kryteria i cel.

Celem tym jest co do zasady uzyskanie założonego wcześniej poziomu jakości procesów lub zgodności z normami potrzebnej do uzyskania odpowiedniego certyfikatu. Po naszkicowaniu strategii działań audytor wiodący wybiera zespół składający się z audytorów pomocniczych, rzadziej stażystów. Następnie wyselekcjonowanym przez siebie współpracownikom przydziela zgodne z potrzebami audytu i ich kompetencjami role.

Audytor wiodący jako przedstawiciel zespołu

Audytor wiodący jest także odpowiedzialny za komunikację z kierownictwem audytowanej organizacji. To on ustala terminy spotkań dbając o obecność na nich tych pracowników, którzy mogą dostarczyć pożądanych informacji. Reprezentuje również cały swój zespół, gdy pojawia się potrzeba wyjaśnień jego poczynań. Możemy więc mówić o pełnej odpowiedzialności audytora wiodącego za działania swoich podwładnych i przygotowany przez siebie wcześniej plan.

Odpowiedzialność za raport

W czasie przeprowadzania audytu zespół, a dokładniej rzecz ujmując wyznaczone do tego celu osoby, przygotowują niezbędną dokumentację, która powstaje w oparciu o udostępnione do przeglądu kartoteki i przeprowadzone wywiady. Choć audytor wiodący najczęściej nie wypełnia tych dokumentów sam, to jednak sprawuje pieczę nad ich treścią.

Najważniejszym, podsumowującym pracę dokumentem, jest raport końcowy. Choć oczywiście stanowi on „pracę zbiorową” całej grupy, to znów przy jego tworzeniu największy jest wpływ audytora wiodącego. To on nadaje mu ostateczny kształt i ma rozstrzygające zdanie w sprawie zapisów w nim się znajdujących. Za jakość raportu i jego zgodność ze stanem rzeczywistym również bierze on pełną odpowiedzialność.

Każdy zespół audytorów jest niejako uzależniony od poziomu zawodowego audytora wiodącego. Może on wesprzeć go swoją wiedzą i doświadczeniem (o ile je posiada) wznosząc końcowy raport na najwyższy poziom, ale także złymi decyzjami i niedostatecznym nadzorem doprowadzić do – w skrajnym wypadku – niezrealizowania celów audytu.

Chcesz doskonalić swoje umiejętności audytorskie? Weź udział w certyfikowanym szkoleniu LUQAM.