5S w środowisku IT – wskazówki dotyczące selekcji na sprzęcie komputerowym

Dla wielu pracowników system 5S kojarzony jest z organizacją fizyczną miejsca pracy. 5S obejmuje środowiska produkcyjne, magazyny, biura. Pracownicy biurowi zapominają, że dla wielu z nich podstawowym miejscem wykonywania zadań służbowych jest komputer. Z tego właśnie powodu komputer, tak jak i inne urządzenia elektroniczne powinny podlegać zasadom 5S. Zagadnieniu 5S poświęcono osobny artykuł – możesz przeczytać go tutaj.

Krok 1 – wykonanie selekcji zgodnie z 5S w środowisku IT

Wdrażanie 5S w środowisku IT należy zacząć naturalnie od pierwszego kroku metody 5S, czyli od selekcji. Należy przesortować przede wszystkim:

• pliki i katalogi, w tym dane na pulpicie i na serwerze,
• pocztę elektroniczną oraz ewentualnie pocztę na serwerze, jeśli poczta jest tam zapisywana.

Przystępując do selekcjonowania plików na komputerze powinno się wziąć pod uwagę liczbę użytkowników, którzy pracują na tych samych plikach. W przypadku, gdy na jednym pliku pracuje tylko jedna osoba, wówczas należy przystąpić do przeglądu plików i folderów, usuwając rzeczy, które są:

• niepotrzebne,
• zdublowane (istniejące już w innym miejscu),
• będące poprzednimi wersjami aktualnych plików,
• nieużywane przez określony czas (np. przez 2 lata).

Kosz powinien być regularnie opróżniany przez właściciela sprzętu elektronicznego.

Zarządzanie i porządkowanie plików wspólnych

W sytuacji, gdy na dyskach sieciowych pracuje wiele osób wspólnie, selekcję najlepiej jest przeprowadzić razem. Celem jest ustalenie tak czy dany plik jest potrzebny. Jeśli nie jest to możliwe, można wykorzystać następujące zasady:

• Po pierwsze w określonym czasie każdy użytkownik powinien przeglądnąć ustalony dysk i usunąć z niego wszystkie niepotrzebne pliki, których jest właścicielem i co do których ma pewność, że inne osoby z nich nie korzystają.
• Kolejna zasada – pliki, które mogą być używane przez innych (lecz nie ma takiej pewności), przenoszone powinny być do katalogu „czerwone etykiety”, gdzie czekają na decyzję o ostatecznym przeznaczeniu.
• Trzecia zasada – pliki potrzebne pozostawione powinny być na swoim miejscu lub przeniesione do nowej struktury katalogów, jeśli taka została przygotowana.

Uporządkowanie plików i folderów na serwerze

Jeżeli ilość plików niepotrzebnych jest bardzo duża, a na serwerze i w folderach jest bałagan – wówczas dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie nowej struktury plików i przeniesienie do niej tylko tych, które są niezbędne i potrzebne do pracy. Warto pamiętać, że – w przeciwieństwie do tradycyjnych obszarów – w przypadku wykonywania selekcji dokumentów elektronicznych zawsze można zrobić kopie zasobów sieciowych (przed rozpoczęciem selekcji). W razie potrzeby można odzyskać skasowanych pliki. Trzeba bowiem zawsze mieć na uwadze, że część plików może być połączona z innymi za pomocą linkowania. Wówczas ich usunięcie, zmiana nazwy lub „umiejscowienia” na dysku danego elementu może spowodować niedziałanie innych plików lub formuł.

Utrzymanie porządku w skrzynce mailowej

Przystępując do procesu selekcji w skrzynce elektronicznej, powinno się usunąć:

• spam i wiadomości „śmieci”,
• elementy już usunięte – które automatycznie po usunięciu zostały przeniesione do innego folderu na skrzynce,
• starą pocztę (pochodzącą np. sprzed dwóch lat),
• pocztę z dużymi załącznikami (np. powyżej 10 MB). Warto pamiętać, aby zapisać potrzebne załącznik w odpowiednich miejscach na serwerze, przed ich usunięciem.

Dbając o porządek na poczcie elektronicznej warto selekcjonować wiadomości za pomocą katalogów. Zaleca się także regularnie przenosić archiwalne wiadomości na serwer, aby nie odciążały skrzynki mailowej.

Dzięki zastosowaniu się do powyższych wskazówek zostanie spełniony krok pierwszy metody 5S, czyli selekcji. Wskazówki te pozwolą oszczędzić pracownikom czas na szukanie potrzebnych dokumentów, plików czy ustaleń z klientami. Wykonanie selekcji w komputerze oraz na skrzynce pocztowej wpłynie korzystanie również na szybkość działania sprzętu.

Dodatkowym atutem przeprowadzenia selekcji w środowisku IT może być wyeliminowanie problemu związanego z zawieszaniem się sprzętu czy programu komputerowego.

Zagadnienie dotyczące 5S w środowisku IT powinni znać wszyscy, dla których sprzęt komputerowym jest głównym narzędziem pracy.

Chcesz dowiedzieć się więcej o wykorzystaniu metody 5S w środowisku IT? Zapisz się na szkolenie Metoda 5S lub Lean Office!