Czym jest lista kontrolna i jakie są zalety z jej korzystania?

Najprościej mówiąc lista kontrolna, jest to lista czynności, z możliwością oznaczenia ich wykonania („odfajkowania”). Wykaz kontrolny to stosunkowo prosty sposób na sprawne przeprowadzenie nawet dość skomplikowanych procesów. Lista kontrola pomaga zachować właściwą kolejność wykonywanych czynności. Umożliwia również porównanie istniejącego stanu ze stanem wzorcowym, optymalnym. W takim przypadku na wykazie umieszcza się także opcje umieszczenia oceny stopnia zgodności. Check-lista pomaga też między innymi kontrolować warunki bezpieczeństwa i higieny pracy. Listy kontrolne zyskały dużą popularność w latach 60., a współcześnie są powszechnie stosowane podczas różnego rodzaju projektów.

Zaletą listy kontrolnej jest wspomniana już wcześniej prostota. Jest to również dobra metoda usprawnienia komunikacji, w której szczególne znaczenie ma praca zespołowa. Dzięki liście kontrolnej można w wygodny i jasny sposób połączyć kolejne fazy procesu, przy zminimalizowaniu ryzyka straty ważnych danych. Wykaz kontrolny pomaga usystematyzować kolejne czynności oraz ma działanie dyscyplinujące.

Jak stworzyć listę kontrolną?

Skuteczność listy kontrolnej jest uzależniona od różnych czynników. Jednym z nich jest złożoność sporządzonej check-listy. Pytania powinny być jak najbardziej dokładne oraz szczegółowe. Choć wydłuża to czas sporządzenia takiego wykazu. Jednak trzeba dodać, że starannie i poprawnie przygotowana lista kontrolna pozwala w szybki sposób ocenić stan projektu oraz wychwycić przyczyny problemów, które mogłyby potencjalnie spowolnić realizację zadań.

Kiedy powinna powstać lista kontrolna? Zaleca się, aby lista kontrolna powstała jeszcze w fazie planowania. W sytuacji, gdy projekt znajdzie się już na etapie realizacji, musi być możliwa kontrola jego przebiegu oraz weryfikacja końcowa.

Narzędziem, które służy do wsparcia głównej listy kontrolnej, mogą być pomocnicze listy kontrolne, w których zawarte są jedynie fragmenty interesujące kierownictwo. Takie listy służą przede wszystkim podniesieniu jakości działań kadry kierowniczej i ułatwiają kontrolę nad działaniami zespołu.

Lista kontrolna to narzędzie o szerokim zastosowaniu. Narzędzie to wykorzystuje się na przykład w branży lotniczej, finansowej i medycznej, astronautyce lub systemach zarządzania. Z najprostszymi listami kontrolnymi mamy do czynienia w codziennym życiu, na przykład w postaci list zakupów, przepisów lub prostych zestawień zadań do wykonania.

Weź udział w szkoleniach LUQAM, aby poznać więcej przydanych narzędzi!