Do czego służy studium wykonalności? Kiedy go używać?

Stworzenie studium wykonalności ma pomóc w ocenie oraz analizie projektu pod kątem jego potencjału oraz mocnych i słabych stron. Określa również rodzaj ewentualnego ryzyka związanego z projektem, a także szanse na powodzenie całego przedsięwzięcia.

Studium wykonalności powinno opierać się na obiektywnych i racjonalnych przesłankach. Jego przygotowanie nie jest prostym zadaniem, nie powinno być przeprowadzane według szablonu, ale dostosowane do konkretnej sytuacji i projektu. „Wykonalność” którą ma określić studium, dotyczy różnych kwestii, dlatego konieczne jest wykonanie różnego rodzaju analiz, między innymi technicznych lub ekonomicznych. Pamiętajmy też, że podczas tworzenia dokumentu mogą pojawić się nowe czynniki, które całkowicie zmieniają sytuację projektu. Co więcej, w trakcie wykonywania takiej analizy może okazać się, że w obecnym kształcie projekt jest niewykonalny lub przyniesie wyłącznie straty.

Etapy studium wykonalności

Studium wykonalności składa się z kilku części, które mogą się różnić między sobą w zależności od projektu.

W części diagnostycznej bada się aktualny stan w zakresie planowanego przedsięwzięcia oraz analizuje problemy i sposoby ich rozwiązania. Podczas tego etapu należy wziąć pod uwagę opinie innych uczestników i uczestniczek oraz organizacji zainteresowanych projektem.

Część koncepcyjna studium wykonalności obejmuje analizę celów oraz spodziewanych rezultatów przedsięwzięcia.

Część analityczna to ocena wykonalności, w której bierze się pod uwagę potencjalne problemy i analizuje różne warianty sytuacji.

Cześć planistyczna to przygotowania do przeprowadzenia projektu. Oczywiście zgodnie z najlepszymi dla danego przedsięwzięcia rozwiązaniami.

O czym jeszcze należy pamiętać?

Podczas opracowywania studium wykonalności warto zadbać o odpowiednią organizację pracy, która umożliwi sprawne przygotowanie dokumentu, z uwzględnieniem wszelkich istotnych czynników.

Jednym z rozwiązań zalecanych przez specjalistów jest oddzielenie pracy redakcyjnej od części merytorycznej, podczas której wykonuje się czynności o charakterze badawczym, koncepcyjnym, analitycznym oraz planistycznym.

Zgodnie z tym modelem, do udziału w przygotowaniu studium wykonalności należy wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za wykonanie czynności potrzebnych do osiągnięcia celu. Do obowiązków kierownika lub kierowniczki będzie należała kontrola budżetu i czasu oraz opieka nad stroną merytoryczną. Osoba kierująca przygotowaniem studium może mieć specjalistyczną wiedzę w danej dziedzinie. Jej zadaniem jest także nadzorowanie pracy innych osób o specjalistycznej wiedzy, między innymi z zakresu finansów, środowiska, kwestii prawnych lub aspektów technicznych.

W przypadku dużych projektów taki zespół może składać się z kilkunastu specjalistów i specjalistek. Jedna osoba z zespołu może pełnić funkcję redaktorską. Jej głównym zadaniem jest udzielanie wsparcia w kwestiach organizacyjnych oraz redakcja (merytoryczna, stylistyczna itp.) dokumentu.

Na koniec warto jeszcze raz zaznaczyć, że proces przygotowania studium wykonalności jest uzależniony od konkretnego projektu – jego specyfiki i celów.

Chcesz dowiedzieć się więcej o narzędziach stosowanych w projektach? Poznaj ofertę naszych szkoleń!