5S w biurze – systematyka w dokumentacji i zarządzanie wizualne

Bardzo często podczas audytu 5S lub podczas wdrożenia tego systemu w biurze pojawia się kwestia zarządzania dokumentacją segregowaną zgodnie z 5S. Pracownicy korzystając z tego typu zbiorów dokumentów, posługują się najczęściej tylko podstawowymi technikami segregacji. Są nimi opisy odręczne na dostarczonych z segregatorami etykietach lub opisem drukowanym stworzonym z wykorzystaniem edytora tekstu i dostępnej drukarki. Istnieje bardzo duży potencjał do poprawy i wiele świetnych pomysłów na udoskonalenie tego podstawowego sposobu systematyki w dokumentacji, aż do poziomu mistrzowskiego.

Niniejsze opracowanie ma na celu przybliżenie możliwości rozwoju systematyki w dokumentacji segregowanej zgodnie z metodologią 5S.

Standaryzowana etykieta segregatora

Jednym z pierwszych elementów systemu jest opracowanie standaryzowanej etykiety segregatora. Słowo „standaryzowana” oznacza, że nie stosujemy innych etykiet poza przyjętymi wzorami, które są łatwo dostępne dla pracowników każdego biura w organizacji.

Typowa etykieta zawiera:

Opis szafki lub regału

Każda szafa lub regał powinny posiadać własną standaryzowaną etykietę identyfikacyjną z opisem zawartości.

Powiązanie regału lub szafy z numeracją segregatora

W prosty i jednocześnie precyzyjny sposób zapewniamy, że każdy segregator ma swoje miejsce oraz każda szafka i półka w szafce ma swój zestaw kolejno numerowanych segregatorów. Odnalezienie wymaganego dokumentu jest teraz stosunkowo proste.

Standaryzacja kolorów segregatorów

Standaryzacja kolorów segregatorów ma na celu wprowadzenie zarządzania wizualnego najlepiej na terenie całej organizacji. Można to osiągnąć poprzez przypisanie do działu lub grupy działów o podobnej specyfice koloru segregatorów. Wówczas z daleka widać, do jakiego działu należy dany segregator. Organizacja może się wtedy pochwalić z daleka widoczną standaryzacją i systematyzacją dokumentów.

Przykładowo – dział zakupów otrzymuje kolor żółty.

Systematyka w dokumentacji pozwala redukować straty związane z czekaniem i poszukiwaniem konkretnego dokumentu. Często zdarzają się sytuacje, kiedy potrzebujemy czegoś „na już” i akurat wtedy nie możemy tego znaleźć. Wykorzystanie omówionych zasad i ich konsekwentne przestrzeganie pozwala wyeliminować wiele problemów.

W tym artykule zaprezentowaliśmy przykładowe możliwości oznaczania segregatorów, absolutnie nie wyczerpując wszystkich możliwości. Zachęcamy do samodzielnego odkrywania, optymalizowania i dostosowywania oznaczeń do potrzeb konkretnej organizacji.

O wykorzystaniu metody 5S w biurze więcej dowiesz się w tym artykule. Zapraszamy również na szkolenie LUQAM pt. „Metoda 5S”.