Jak rozumieć nadprocesowość?

O ile inne rodzaje marnotrawstwa (takie jak np. nadprodukcja czy wytwarzanie wadliwych towarów) są zwykle łatwo dostrzegalne, o tyle wykrycie zbędnych czynności, które można by wyeliminować bez szkody dla jakości produktu/usługi, może rodzić pewne trudności. Poniżej prezentujemy kilka klasycznych przykładów nadprocesowości i przedstawiamy narzędzie (mapa strumienia wartości), które pomaga zidentyfikować marnotrawstwo.

Kiedy mamy do czynienia z nadprocesowością?

O nadprocesowości możemy mówić, gdy w firmie istnieje nadmierna kontrola, a podjęcie każdej, nawet błahej decyzji, poprzedzone jest wielostopniową ścieżką uzyskiwania kolejnych pozwoleń i akceptacji. Przejawem nadprocesowości jest także zamiłowanie zarządzających do tworzenia niepotrzebnych i często niezrozumiałych dokumentów. Takimi dokumentami mogą być na przykład: plany do wykonania, zbędne raporty, obszerne instrukcje. W definicję nadprocesowości wpisuje się też brak czytelnego podziału obowiązków pomiędzy pracownikami poszczególnych działów, co w efekcie prowadzi do dublowania wykonywanych czynności. Typowym przykładem nadprocesowości jest prowadzenie podwójnej dokumentacji tj. jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej.

Nadprocesowość bywa często niezauważana lub lekceważona ze względu na fakt, że nie odbija się negatywnie na jakości produktu/usługi. Jej konsekwencje są jednak daleko idące. Bowiem wydłuża czas trwania procesu i generuje niepotrzebne straty zasobów.

Jak zidentyfikować nadprocesowość?

Aby dostrzec marnotrawstwo w postaci nadprocesowości należy dokładnie, krok po kroku, przeanalizować proces wytwarzania produktu bądź usługi. W tym celu warto wykonać mapę strumienia wartości (VSM). Wspomniane mapowanie służy odwzorowaniu przepływów materiałów i informacji w obrębie przedsiębiorstwa produkcyjnego. Z jego pomocą jesteśmy w stanie stwierdzić, które czynności wnoszą tzw. wartość dodaną, a które można z powodzeniem wyeliminować. Do zalet tego narzędzia należy na pewno prostota przygotowania. Konieczna będzie tylko kartka papieru, ołówek i znajomość standardowych oznaczeń). Mapa strumienia wartości  dostarcza maksimum informacji o danym procesie w sposób przystępny dla osób na zróżnicowanych stanowiskach i różnych szczeblach kariery.

Metoda ta w szerszej perspektywie służy wdrażaniu ideału szczupłego systemu produkcyjnego. VSM zostało opracowane w latach 80. XX wieku przez Taiichi Ohno i Shigeo Shingo na zlecenie koncernu Toyota.

Chcesz dowiedzieć się więcej o optymalizacji procesów z wykorzystaniem narzędzi mapowania procesów? Weź udział w szkoleniu LUQAM!