Jak zwiększyć własną efektywność pracy?

Efektywność pracy

Efektywność pracy klucz do sukcesu. Jednak bardzo często sama motywacja nie wystarczy. Z różnych przyczyn nie pracujemy efektywnie i mamy kłopoty z organizacją swojego czasu i obowiązków. Im większa liczba zadań, tym większa tendencja do odkładania spraw „do załatwienia” na później i robienia dodatkowych przerw w pracy. Czujemy się wtedy zniechęceni i niezadowoleni z siebie, co tylko pogłębia problemy.
Zwiększenie efektywności podczas wykonywanych zadań nie jest oczywiście prostym zadaniem i wymaga sporo wysiłku, jednak w szerszej perspektywie praca nad sobą przynosi korzyści i przybliża do osiągnięcia celu. Wystarczy poznać i wcielić w życie kilka zasad, które usprawniają codzienne aktywności, nie tylko zawodowe, ale również prywatne.

Dobre środowisko pracy

Na samym początku dobrze jest zadbać o odpowiednie stanowisko pracy, które będzie sprzyjać wypełnianiu zadań. Bardzo istotną rolę odgrywają podstawowe narzędzia pracy wielu osób, czyli laptop, wygodne krzesło oraz ergonomiczne biurko. Trzeba jednak zadbać także o inne elementy otoczenia. Jednym z nich jest oświetlenie. Skupieniu sprzyja naturalne światło, a w razie potrzeby – lampy o dobrym współczynniku CRI i emitujące światło o wyższej temperaturze barwowej, które działa pobudzająco na nasz mózg.
Na miejscu pracy powinien panować porządek. Dobrze zorganizowane biurko to oszczędność czasu, którego nie musimy przeznaczać na poszukiwanie potrzebnych dokumentów lub przyborów. Warto postarać się wprowadzić ład we wszystkich dokumentach, nie tylko papierowych, ale również elektronicznych – posortowane dokumenty zdecydowanie przyspieszają pracę i pomagają lepiej się zorganizować.

Pracować lepiej

Wiele osób dzieli zadania na etapy i odkłada wykonanie dalszych części. Jest to błąd, ponieważ takie działanie zwiększa tylko ilość pracy potrzebnej do realizacji danego projektu. Jeśli tylko jest taka możliwość, warto wykonywać zadania od początku do końca. Jeśli przerywamy pracę w jednym punkcie, to przy następnej okazji jesteśmy zmuszeni przypomnieć sobie poprzednie etapy. Oznacza to, że czas, który powinien być przeznaczony na realizację, przeznaczamy na czynności, które nie przybliżają nas do celu.

Listy zadań

Lista zadań to bardzo pomocne narzędzie. Warto wpisać na nią zaplanowane obowiązki, razem z czasem, który należy na nie przeznaczyć. Taki plan pomaga w większym stopniu skoncentrować się na kolejnych projektach. W jednym czasie należy wykonywać jedną czynność – tak zwany multitasking, czyli robienie kilku rzeczy na raz, wbrew pozorom zmniejsza efektywność pracy, ponieważ jest dużym obciążeniem dla umysłu. Jedno zadanie w jednym momencie – to zasada, która pozwala usprawnić pracę.

Od najtrudniejszych do najłatwiejszych

Dobry pomysłem jest rozpoczynanie od kwestii najtrudniejszych i najbardziej skomplikowanych. Niemiłe obowiązki zajmują głowę i utrudniają skupienie się na innych sprawach. Po ich wykonaniu odczuwamy satysfakcję oraz dumę i chętniej podchodzimy do pozostałych projektów. Nie oznacza to oczywiście, że należy odkładać na później drobne zadania, ponieważ z czasem z pewnością przerodzą się one w poważniejsze problemy.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat analizy efektywności? Zapisz się na szkolenie LUQAM!
Chcesz poprawić efektywność pracy w Twojej firmie? Zapraszamy do skorzystania z jednego z naszych projektów – analizy efektywności pracy.