„Samodyscyplina” przede wszystkim powinna polegać na wyrobieniu pewnych nawyków i przyzwyczajeń, które usprawnią pracę i sprawią, że będzie ona zgodna z przyjętymi odgórnie standardami. Najczęściej utożsamiana jest z systemem auditów wewnętrznych, których celem jest sprawdzanie stopnia stosowania się do tych reguł.

Jednak Samodyscyplina w 5S to nie tylko audity! To przede wszystkim ciągłe doskonalenie obszarów poprzez:

• LISTY KONTROLNE, czyli tzw. autoaudity 5S, podczas których pracownik kontroluje obszar, w którym pracuje. Autoaudity najczęściej przyjmują formę check-listy, w której powinny znaleźć się pytania:
  • Czy w obszarze nie stwierdzono zagrożeń BHP?
  • Czy w obszarze nie ma elementów zbędnych?
  • Czy wszystko znajduje się na swoim miejscu?
  • Czy obszar jest czysty i wykonano czynności opisane w instrukcji 5S?

• SYSTEM SUGESTII PRACOWNICZYCH, dzięki któremu każdy będzie mógł podzielić się swoimi pomysłami nt. możliwości doskonalenia obecnych standardów – bo kto będzie miał najlepszą wiedzę o trudnościach występujących w danym obszarze, jak nie osoba, która jest jego użytkownikiem?

• SZKOLENIA 5S, które pomogą zbudować większą świadomość pracowników. Systemem szkoleń 5S powinni być objęci wszyscy pracownicy bez wyjątku. Nawet ci działający w obszarach, które w danym momencie nie są objęte systemem 5S. Pomoże to w lepszym zrozumieniu metody oraz potrzeby jej implementacji. Oczywiście nie można zapominać o szkoleniu z metody 5S dla nowych pracowników, którego głównym celem będzie zapoznanie ze standardami 5S obowiązującymi w firmie.

• TABLICE 5S, powinny zawierać:
  • podstawowe informacje nt. metody 5S (co to i po co?),
  • informacje o aktualnym etapie wdrożenia systemu na danym obszarze,
  • wyniki auditów 5S,
  • plan działań po-auditowych,
  • listy kontrolne,
  • layout danego obszaru,
  • zdjęcia obrazujące obszar przed i po działaniach 5S.

Warto pamiętać, że powinny się znajdować we wszystkich obszarach objętych systemowym wdrożeniem 5S.

• PROMOWANIE 5S poprzez opracowanie plakatów, ulotek, czy broszur informujących o najważniejszych korzyściach z wdrożenia metody 5S i potrzebie doskonalenia standardów.

• SYSTEM MOTYWACYJNY 5S, który połączy wyniki auditów 5S z systemem motywacyjnym (najlepiej pozapłacowym) – chodzi tu głównie o nagradzanie pracowników pracujących w obszarach, w których standardy są utrzymywane na wysokim poziomie implementacji 5S. Mogą to być nagrody rzeczowe lub też organizacja niewielkiej imprezy integracyjnej dla tych osób.

• „PRZEJŚCIA 5S” („5S walk”) – dodatkowe, cykliczne wizyty w różnych obszarach zakładu angażujące osoby z wyższego szczebla zarządzania (np. Dyrekcja zakładu) w proces doskonalenia 5S. Wizyty takie mogą mieć charakter promujący zaangażowanie pracowników w proces budowy systemu 5S w poszczególnych krokach wdrażania metody, bądź też pomóc osobom odpowiedzialnym za wdrożenie 5S w podjęciu trudnych decyzji dotyczących dalszego doskonalenia stref (np. remont ścian). Pomoże to również podnieść wagę i istotę wdrażania 5S w firmie.

• BENCHMARKING WEWNĘTRZNY – wzajemne wizyty pracowników różnych obszarów zakładu w celu poznania dobrych praktyk zastosowanych przy wdrażaniu 5S. Np. pracownicy produkcji mogą odwiedzić inny obszar zakładu podczas cyklicznego auditu i aktywnie w nim uczestniczyć zgłaszając przy tym swoje propozycje usprawnień. Pomoże to wykorzystać potencjał tych osób, które poprzez świeże spojrzenie mogą wskazać wiele miejsc z potencjałem do doskonalenia.

Jak widać, jest wiele możliwości doskonalenia i rozwoju systemu 5S w naszych firmach poza standardowymi audytami, które odbierane są jako zwyczajne kontrole.