Raport A3 to najprostsza i najefektywniejsza metoda komunikowania tego, co ważne w przedsiębiorstwie w ustrukturyzowany sposób.
Dzięki temu pomaga w podejmować decyzje oparte na sprawdzonych faktach, wdrażać skuteczne środki zaradcze, a w efekcie – stale udoskonalać organizację. Dobrze wykorzystywany Raport A3 może stać się jednym z narzędzi rozwiązywania problemów zarządzania w firmie.
Dlaczego Raport A3?
Raport A3 swoją nazwę zawdzięcza formatowi papieru, na którym się go przedstawia – A3 (wymiar 297×420 mm). Dlaczego taki format? Ponieważ w Toyocie komunikacja pomiędzy różnymi zakładami rozmieszczonymi w różnych częściach świata odbywała się w znacznej mierze drogą faksową, a A3 był największym formatem papieru, jaki mógł przejść przez faks.
Zastosowanie raportu A3
Raport A3 ma szerokie zastosowanie w obszarach takich jak:
-Rozwiązywanie problemów, a zatem – wdrażanie zmian w firmie.
-Mentoring pracowników. Proces zbierania informacji, opracowywania planu działania i poszukiwania dla niego akceptacji organizacyjnej jest okazją do rozwoju osoby piszącej raport oraz do mentoringu ze strony odbiorców raportu – a w konsekwencji stanowi podstawę „uczącej się organizacji”.
-Komunikacja i współpraca – A3 służy do dialogu między właścicielem tematu, a resztą organizacji. Zadaniem raportu jest zainicjowanie konstruktywnego dialogu.
Korzyści z używania raportu A3
Raport A3, jako powszechnie rozumiana i akceptowana forma dzielenia się faktami i omawiania ważnych kwestii, jest nośnikiem informacji wewnątrz organizacji. Jakie są zatem zalety raportu A3?
-Jest to prosty, zwięzły i obrazowy sposób dostarczania informacji.
-Zmusza do pracy z faktami i danymi.
-Stawia na komunikację.
-Promuje ciągłe doskonalenie.
Raport A3 jako opowieść
Raport A3 powinien opowiadać kompletną historię, która będzie zrozumiała dla wszystkich – dlatego powinna być jak najbardziej obrazowa.
A3 przedstawia pewną kompletną historię. Jest w niej początek, rozwinięcie i koniec, a jej poszczególne elementy łączą się w kolejne związki przyczynowo-skutkowe. Jakie elementy tej opowieści powinny być opracowane?
-Tytuł – nazywa problemu, temat.
-Opis sytuacji – osadza problem w kontekście organizacyjnym i opisuje jego znaczenie.
-Obecne warunki – opisują, co aktualnie wiadomo na temat danego problemu.
-Cele/mierniki – określają pożądaną sytuację docelową.
-Analiza – zawiera analizę sytuacji oraz przyczyny rozbieżności pomiędzy sytuacją obecną a pożądaną.
-Proponowane środki zaradcze – opisują propozycję działań i czynności, które mają na celu rozwiązanie problemu i osiągnięcie założonych rezultatów.
-Plan – precyzyjny plan działań, czyli co, kto i kiedy zrobi, aby osiągnąć założony cel.
-Dalsze działania – określają, w jaki sposób monitorowany będzie postęp i definiują ewentualne kwestie, które pozostają do rozstrzygnięcia.
Wskazówki i wytyczne do pisania raportu
-Prezentuj dane w formie graficznej. Stosuj rysunki, diagramy, tabele – pod warunkiem, że niosą ze sobą dodatkową informację, a nie są tylko dla dekoracji!
-Sprawdź, czy każdy wykres, graf oraz tekst są odpowiedniej wielkości i można je z łatwością przeczytać.
-Pisz „pod odbiorcę”.
–Unikaj skrótów i terminologii technicznej. Wśród odbiorców twojego raportu mogą być osoby, które nie znają żargonu.
Przygotuj się na pytania ze strony odbiorców raportu i na konieczność wielokrotnej rewizji treści raportu.
Struktura raportu A3
- Opis sytuacji
- O czym piszesz i dlaczego chcesz o tym pisać?
- Jaki jest strategiczny, operacyjny, historyczny czy organizacyjny kontekst sytuacji?
- Obecne warunki
- Gdzie dostrzegasz rozbieżność?
- Co dzieje się teraz w porównaniu do tego, co powinno się dziać lub co chcesz, aby się działo?
- Jakie konkretne warunki wskazują, że masz problem lub potrzebę?
- Pokaż fakty wizualnie, użyj diagramów, wykresów, map.
- Cele/ mierniki
- Jakie konkretne wyniki powinny zostać osiągnięte?
- Co konkretnie powinno się zmienić, aby doszło do likwidacji rozbieżności?
- Pokaż wizualnie o ile, do kiedy, z jakim skutkiem.
- Analiza
- Co stanowi przyczynę/ przyczyny źródłowe problemu?
- Wybierz jak najprostsze narzędzie do analizy problemu (takie jak: 5xDlaczego, diagram Ishikawy, drzewo analizy), takie które dobrze pokaże zależności między skutkiem a przyczyną.
- Środki zaradcze
- Co proponujesz zrobić, aby osiągnąć sytuację docelową?
- W jaki sposób proponowane środki zaradcze wpłyną na przyczynę źródłową problemu i zbliżą sytuację aktualną do docelowej?
- Plan
- Jakie czynności należy wykonać?
- Kto i kiedy będzie za nie odpowiedzialny?
- Jak sprawdzisz skuteczność działań?
- Dalsze działania
- Jakie problemy przy wdrożeniu możesz przewidzieć i co zrobisz, aby się do nich przygotować?
- Kiedy i jak sprawdzisz, czy plany są wdrażane, a ich wyniki odpowiadają oczekiwaniom?
- Jakiego procesu użyjesz, aby działania kończyły się sukcesem na wszystkich etapach wdrożenia?
- Jak podzielisz się wnioskami?
Chcesz dowiedzieć się więcej? Weź udział w szkoleniu Metoda A3 organizowanym przez Luqam lub obejrzyj kurs Advanced Problem Solving Tools.
