WDROŻENIE 5S W BIURZE

Zmiany w biurach objawiają się np. gromadzeniem dokumentacji, odkładaniem jej w przypadkowe miejsca, gromadzeniem się sprzętu biurowego i elektronicznego (często uszkodzonego), gromadzeniem nadmiernych zapasów materiałów, mieszaniem przedmiotów służbowych z prywatnymi itp.

By te ciągłe zmiany nie wprowadzały niepożądanego chaosu, warto narzucić im pewne ramy. W tym celu warto posłużyć się i postępować zgodnie z metodologią 5S.

5S WIDOCZNE OD WEJŚCIA

Dobrze zorganizowane pod kątem 5S biuro już od wejścia powinno ułatwiać orientację potencjalnym użytkownikom lub klientom. Drzwi powinny być oznaczone tabliczką z nazwą biura. W pobliżu drzwi lub na samych drzwiach powinna znajdować się informacja z nazwiskami pracowników biura. Taka tabliczka może również posiadać opcje oznaczania obecności w biurze danego pracownika.

Jest to szczególnie pomocne w biurach ”przechodnich” gdzie z jednego stanowiska może korzystać kilka osób. Przy drzwiach do biura ze stałym personelem warto umieścić także zdjęcia pracowników- ułatwią one „połączenie” nazwiska z „twarzą”. W przypadku drzwi blokowanych elektronicznie, obok drzwi powinien znajdować się dzwonek lub telefon zewnętrzny, z listą nazwisk i nr telefonów.

ORGANIZACJA PRZESTRZENI BIUROWEJ

Biuro powinno mieć układ stanowisk pracy umożliwiający swobodne przemieszczanie. Szerokość przejść między biurkami nie powinna być mniejsza niż 0,8 m. Wyjścia ewakuacyjne nie mogą być niczym zastawione, w przypadku więcej niż jednego wyjścia z biura, wyjście ewakuacyjne powinno być oznaczone zgodnie z zasadami BHP.

Strefy pracy przy biurkach nie powinny kolidować z drogami komunikacyjnymi – praca nie powinna być zakłócana przez osoby przemieszczające się po biurze. Ściany w biurach powinny mieć schludny wygląd, bez zadrapań, zacieków i ubytków. Ściany w pobliżu stref pracy lub ciągów komunikacyjnych powinny być zabezpieczone przed zabrudzaniem się, np. ścianę przy fotelu komputerowym można zabezpieczyć płytą.

Także podłoga w biurze powinna być schludna. W zależności od tego, czy biuro położone jest w pobliżu strefy produkcyjnej, czy wejście do biura odbywa się wprost z zewnątrz, należy tak zaplanować rodzaj pokrycia podłogowego, by utrzymanie czystości było jak najłatwiejsze (np. terakota vs wykładzina dywanowa).

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW

Dokumenty zgromadzone w obszarze przechowujemy w „pojemnikach” dokumentów.

Tylko dokumenty, z którymi pracujemy na bieżąco, mogą być odłożone ”luzem” – jednak dokumentom takim również należy wyznaczyć miejsce.

Pojemniki na dokumenty powinny być oznaczone, tj. powinny posiadać opis rodzaju dokumentów znajdujących się w zbiorniku. Opis powinien być standaryzowany, według jednego wzoru. Dokumenty powinny znajdować się w miejscach do tego celu dedykowanych tj. półkach szaf, regałów. W żadnym wypadku nie powinno się układać dokumentów wprost na podłodze. Warto jest powiązać np. segregator z półką regału np. przez umieszczenie na półce i segregatorze tego samego oznaczenia/symbolu lub opisu półki umieszczonego w fiszce segregatora.

Dokumenty poufne winny znajdować się w pomieszczeniach z ograniczonym dostępem lub co najmniej w zamykanych szafach. Dostęp do kluczy do tego typu szaf, powiniemy być ograniczony wyłącznie dla wyznaczonego personelu. Nazwiska osób uprawnionych do otwarcia powinny znajdować się na drzwiach pomieszczenia lub szafy. Pozostałe klucze, do których dostęp nie podlega ograniczeniom, powinny być zgromadzone w jednym, dobrze wizualizowanym miejscu (np. ścienna skrzynka na klucze).

SKŁADOWANIE MATERIAŁÓW I NARZĘDZI

Materiały i narzędzia, które znajdują się w obszarze, powinny mieć wyznaczone i oznaczone swoje miejsce.

W przypadku „zapasów” materiałów opis powinien być uzupełniony o limity minimum – maksimum. Podobne rozwiane można zastosować w pojemnikach na makulaturę.

Wykonując opisy miejsc składowania dla narzędzi i zasobów, warto uzupełnić je o osobę odpowiedzialną za nadzór miejscem. Unikamy mieszania przedmiotów prywatnych ze służbowymi. Przedmiotom prywatnym, odzieży wyznaczamy i oznaczamy miejsce przechowywania. Materiały zgromadzone na półkach i szufladach powinny mieć wyraźnie oznaczone miejsce, należy unikać mieszania się różnego rodzaju przedmiotów/materiałów. Warto dokonać wizualnego podziału półek.

PORZĄDEK W SZUFLADACH

Na „mieszanie się” szczególnie narażone są materiały zgromadzone w szufladach, ponieważ przemieszczają się podczas zasuwania. W celu uniknięcia tego typu niepożądanych efektów, w szufladach należy stosować organizery lub własnoręcznie wykonywane piankowe kształtki.

Półki i szuflady, do których jest najłatwiejszy dostęp, powinny być przeznaczone dla najczęściej wykorzystywanych materiałów/przedmiotów. Na materiały wykorzystywane rzadziej możemy przeznaczyć półki i szuflady, z trudniejszym dostępem.

KĄCIK ŚNIADANIOWY W BIURZE

W przypadku przechowywania artykułów spożywczych również wyznaczamy im miejsce, odpowiednio je oznaczając. Rozwiązaniem idealnym jest wydzielenie osobnego pomieszczenia socjalnego lub „kącika śniadaniowego”, lecz w przypadku braku takiej możliwości, minimum jest wydzielenie jednej z dostępnych w biurze szafek. W pomieszczeniu socjalnym lub kąciku śniadaniowym należy wizualizować obowiązujące w nim zasady (np., grafik „sprzątania”, zasady korzystania z dostępnego sprzętu, krótkie hasłowe instrukcje, wzorcowe zdjęcia obszaru).

ORGANIZACJA KABLI

W przestrzeni biurowej bardzo ważna jest organizacja kabli zasilających sprzęt komputerowy oraz inne urządzenia elektryczne. Przewody nie powinny leżeć w nieładzie, szczególnie w miejscach komunikacji pracowników, gdzie zwiększają ryzyko wystąpienia wypadku. Kable nie powinny też leżeć w kłębach utrudniających rozpoznanie i ewentualna ich wymianę. Przewody zwisające z biurek tworzą nieestetyczną „pajęczynę”. Kable powinny być pospinane we wspólne wiązki. Najbardziej pożądanym rozwiązaniem jest takie spinanie kabli, by w razie potrzeby można było je rozpiąć bez komplikacji i stosowania dodatkowych narzędzi np. z wykorzystaniem „organizerów kabli”.

Stosowanie opasek zaciskowych jest dopuszczalne, ale wymaga stosowania nożyczek luz nożyków przy rozcinaniu, co zwiększa ryzyko uszkodzenia kabli.  

SPRZĘT INFORMATYCZNY W BIURZE

Sprzęt informatyczny znajdujący się w biurze powinien być oznakowany zgodnie ze standardem wypracowanym przez IT lub inną komórkę zajmująca się obsługa sprzętu. Jeżeli w biurze znajduje się sprzęt typu kserograf, risograf lub inny sprzęt elektroniczny, w bezpośredniej bliskości sprzętu powinna być dostępna wizualna instrukcja obsługi.

KĄCIK CZYSTOŚCI W BIURZE

Pomieszczenia biurowe należy wyposażać w „kąciki czystości”. Zawartość kącika powinna być adekwatna do potrzeb biurowych, zazwyczaj może być ograniczona do środków utrzymania czystości mebli, środków do czyszczenia sprzętu komputerowego i monitorów, ręczników jednorazowych oraz miotełki i szufelki. W przypadku gdy powierzchnia biur jest mała, wystarczające jest by w jednym z nich, lub w bezpośrednim pobliżu (np. w strefie socjalnej) znajdował się jeden kącik czystości. Kącik może być zlokalizowany w wydzielonej i oznaczonej szafce lub w osobnym pojemniku z tworzywa poza szafkami, oczywiście również w miejscu odpowiednio oznaczonym.

MEBLE W BIURZE

Meble w przestrzenni biurowej przede wszystkim powinny spełniać wymogi związane z ergonomią pracy przy stanowiskach komputerowych. Fotele powinny być dedykowane do pracy przy komputerze, niewskazane jest wykorzystywanie do tego celu stołków niezapewniających odpowiedniego podparcia i mobilności. Warto starać się by meble w obszarze były tego samego rodzaju (linii)  – meble z tzw. ”łapanki/odzysku” zazwyczaj nie spełniają oczekiwań, często są też ubrudzone lub uszkodzone.

TABLICA 5S

Biura podobnie do pomieszczeń o innym przeznaczeniu (produkcyjne, magazynowe), w których wdrożono 5S, muszą posiadać tablice 5S. Tablica taka powinna zawierać:

• plan (layout) obszaru, na którym można nanieść również obszary odpowiedzialności
• listę czynności regularnych/ instrukcję sprzątania (opis czynności, sposób wykonania, osobę odpowiedzialną, termin wykonania)
• miejsce na podsumowanie audytów
• listę działań do wykonania – zgłoszenia pracownikowi, uwagi audytowe, (zadanie, kto, do kiedy, potwierdzenie wykonania)
• listę właścicieli obszaru ze zdjęciami
• zdjęcia „Przed – Po”

Stosowanie się do powyższych zaleceń, uczyni pracę  w biurze przyjemniejszą dla „właścicieli” a co najważniejsze podniesie prestiż firmy w oczach klientów.