5S w biurze – systematyka w dokumentacji i zarządzanie wizualne

Bardzo często podczas audytu 5S lub podczas wdrożenia tego systemu w biurze pojawia się kwestia zarządzania dokumentacją segregowaną zgodnie z 5S. Pracownicy korzystając z tego typu zbiorów dokumentów, posługują się najczęściej tylko podstawowymi technikami segregacji. Są nimi opisy odręczne na dostarczonych z segregatorami etykietach lub opisem drukowanym stworzonym z wykorzystaniem edytora tekstu i dostępnej drukarki. Istnieje bardzo duży potencjał do poprawy i wiele świetnych pomysłów na udoskonalenie tego podstawowego sposobu systematyki w dokumentacji, aż do poziomu mistrzowskiego.

Niniejsze opracowanie ma na celu przybliżenie możliwości rozwoju systematyki w dokumentacji segregowanej zgodnie z metodologią 5S.

Standaryzowana etykieta segregatora

Jednym z pierwszych elementów systemu jest opracowanie standaryzowanej etykiety segregatora. Słowo „standaryzowana” oznacza, że nie stosujemy innych etykiet poza przyjętymi wzorami, które są łatwo dostępne dla pracowników każdego biura w organizacji.

Typowa etykieta zawiera: – logo i/lub nazwę Firmy – forma graficzna lub tekstowa, albo mieszana, – oznaczenie kodowe lub opis lokalizacji (np. zakładu) – w celu rozróżnienia dokumentów pochodzących z różnych fabryk, zakładów tej samej firmy (przykładem są korporacje firmy korporacyjne), – oznaczenie kodowe lub opis działu – w celu powiązania dokumentu z działem do którego przynależy i który za niego odpowiada, – opis zawartości – krótki opis identyfikujący zawartość segregatora. Należy unikać zbyt rozbudowanych opisów (np. z wymienianiem wszystkich dokumentów zawartych w segregatorze) lub zbyt lakonicznych (np. „dokumenty zakupowe”), – numerację według przyjętego systemu – jednym z rozwiązań jest system regałowy, wykonywany identycznie jak na regale magazynowym.

Opis szafki lub regału

Poniżej przedstawiamy przykład wspomnianego wcześniej systemu regałowego, gdzie każda szafa lub regał posiada własną standaryzowaną etykietę identyfikacyjną z opisem zawartości.

Powiązanie regału lub szafy z numeracją segregatora

Dla przyjętego systemu regałowego szafka po otwarciu będzie wyglądała następująco:

W prosty i jednocześnie precyzyjny sposób zapewniamy, że każdy segregator ma swoje miejsce oraz każda szafka i półka w szafce ma swój zestaw kolejno numerowanych segregatorów. Odnalezienie wymaganego dokumentu jest teraz stosunkowo proste.

Standaryzacja kolorów segregatorów

Standaryzacja kolorów segregatorów ma na celu wprowadzenie zarządzania wizualnego najlepiej na terenie całej organizacji. Można to osiągnąć poprzez przypisanie do działu lub grupy działów o podobnej specyfice koloru segregatorów. Wówczas z daleka widać, do jakiego działu należy dany segregator. Organizacja może się wtedy pochwalić z daleka widoczną standaryzacją i systematyzacją dokumentów.

Przykładowo – dział zakupów otrzymuje kolor żółty.

Systematyka w dokumentacji pozwala redukować straty związane z czekaniem i poszukiwaniem konkretnego dokumentu. Często zdarzają się sytuacje, kiedy potrzebujemy czegoś “na już” i akurat wtedy nie możemy tego znaleźć. Wykorzystanie omówionych zasad i ich konsekwentne przestrzeganie pozwala wyeliminować wiele problemów.

W tym artykule zaprezentowaliśmy przykładowe możliwości oznaczania segregatorów, absolutnie nie wyczerpując wszystkich możliwości. Zachęcamy do samodzielnego odkrywania, optymalizowania i dostosowywania oznaczeń do potrzeb konkretnej organizacji. 

O wykorzystaniu metody 5S w biurze więcej dowiesz się w tym artykule. Zapraszamy również na szkolenie Luqam pt. “Metoda 5S”.