5S w biurze – systematyka i zarządzanie wizualne
Bardzo często podczas audytu 5S lub podczas wdrożenia tego systemu w biurze pojawia się kwestia zarządzania dokumentacją segregowaną zgodnie z 5S. Pracownicy korzystając z tego typu zbiorów dokumentów, posługują się najczęściej tylko podstawowymi technikami segregacji tj. opisem odręcznym na dostarczonych z segregatorami etykietach lub opisem drukowanym stworzonym z wykorzystaniem edytora tekstu i dostępnej drukarki. Istnieje bardzo duży potencjał do poprawy i wiele świetnych pomysłów na udoskonalenie tego podstawowego sposobu systematyzacji dokumentów, aż do poziomu mistrzowskiego.
Niniejsze opracowanie ma na celu przybliżenie możliwości rozwoju systematyki w dokumentacji segregowanej zgodnie z metodologią 5S.
Standaryzowana etykieta segregatora
Jednym z pierwszych elementów systemu jest opracowanie standaryzowanej etykiety segregatora. Słowo „standaryzowana” oznacza, że nie stosujemy innych etykiet poza przyjętymi wzorami, które są łatwo dostępne dla pracowników każdego biura w organizacji.
Typowa etykieta zawiera:
| ![]() |
Opis szafki lub regału
Poniżej przedstawiamy przykład wspomnianego wcześniej systemu regałowego, gdzie każda szafa lub regał posiada własną standaryzowaną etykietę identyfikacyjną z opisem zawartości.
Powiązanie regału lub szafy z numeracją segregatora
Dla przyjętego systemu regałowego szafka po otwarciu będzie wyglądała następująco:
W prosty i jednocześnie precyzyjny sposób zapewniamy, że każdy segregator ma swoje miejsce oraz każda szafka i półka w szafce ma swój zestaw kolejno numerowanych segregatorów. Odnalezienie wymaganego dokumentu jest teraz stosunkowo proste.
Standaryzacja kolorów segregatorów
Standaryzacja kolorów segregatorów ma na celu wprowadzenie zarządzania wizualnego najlepiej na terenie całej organizacji. Można to osiągnąć poprzez przypisanie do działu lub grupy działów o podobnej specyfice koloru segregatorów – wówczas z daleka widać, do jakiego działu należy dany segregator. Organizacja może się wtedy pochwalić z daleka widoczną standaryzacją i systematyzacją dokumentów.
Przykładowo – dział zakupów otrzymuje kolor żółty.
W tym artykule zaprezentowaliśmy przykładowe możliwości oznaczania segregatorów, absolutnie nie wyczerpując wszystkich możliwości – zachęcamy do samodzielnego odkrywania, optymalizowania i dostosowywania oznaczeń do potrzeb konkretnej organizacji.